1. Vispārīgie jautājumi
1.1. SIA “TROVENT”, turpmāk – Sabiedrība, ir mežsaimniecības uzņēmums, kas pērk un apsaimnieko mežu īpašumus, kā arī veic mežizstrādes darbus. Šie datu aizsardzības noteikumi nosaka mērķi, ar kādu Sabiedrība vāc personas datus, kā arī apstrādāto datu apjomu un termiņu.
1.2. Personu datu apstrādē Sabiedrība ievēro Latvijas Republikā spēkā esošos normatīvos aktus, Eiropas Parlamenta un Padomes regulu (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (turpmāk – Regula), kā arī citus normatīvos aktus privātuma un personas datu apstrādes jomā.
1.3. Šie noteikumi attiecas uz ikvienu fizisko personu, kuras personas datus Sabiedrība apstrādā, tai skaitā, klientiem, darbiniekiem, sadarbības partneriem, kas ir uzskatāmi par datu subjektiem, un noteikumi ir attiecināmi uz personas datu apstrādi neatkarīgi no tā, kādā formā fiziskā persona ir sniegusi personas datus: Sabiedrības interneta vietnē, e-pasta saziņā, papīra formātā, pa tālruni vai citādi.
2. Datu apstrādes pārzinis
2.1. Personas datu apstrādes pārzinis ir SIA “TROVENT”, reģistrācijas numurs 40103965785, juridiskā adrese: Annas Sakses iela 10, Rīga, LV-1014.
2.2. Jautājumos par personas datu apstrādi datu subjekts var sazināties ar Sabiedrību, rakstot uz e-pasta adresi [email protected].
3. Datu kategorijas
3.1. Sabiedrība apstrādā šādus personas datus:
- personas pamatdati – vārds, uzvārds, personas kods;
- kontaktinformācija, piemēram, faktiskā vai deklarētā adrese, e-pasta adrese, tālruņa numurs;
- personai piederoša nekustamā īpašuma dati, darbības, ko persona vēlas veikt ar sev piederošu īpašumu;
- no līgumiskajām attiecībām izrietošie dati, piemēram, līguma priekšmets un summa;
- maksājumu dati, piemēram, bankas konta numurs, līgumu summas;
- videonovērošanas laikā iegūtie materiāli;
- informācijas sistēmu un interneta vietņu dati, piemēram, sīkdatnes.
4. Datu apstrādes mērķis
4.1. Sabiedrība veic personas datu apstrādi tikai iepriekš noteiktu mērķu sasniegšanai un tikai tādā apjomā, kāds ir nepieciešams šo mērķu īstenošanai, tostarp:
4.1.1. konsultāciju sniegšanai;
4.1.2. potenciālo klientu pieprasījumu izskatīšanai un saziņai ar personām, kuras ir iesniegušas savus datus Sabiedrībai;
4.1.3. līgumisko attiecību nodibināšanai, uzturēšanai un līgumu izpildei;
4.1.4. dokumentu pārvaldības un aprites nodrošināšanai;
4.1.5. sadarbības un informācijas apmaiņas nodrošināšanai ar valsts pārvaldes un pašvaldību iestādēm normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos un apjomā;
4.1.6. Sabiedrības darba organizācijas nodrošināšanai, kā arī darba tiesisko attiecību īstenošanai;
4.1.7. grāmatvedības un finanšu uzskaites veikšanai un kārtošanai;
4.1.8. interneta vietnes uzturēšanai un tās darbības uzlabošanai.
5. Personas datu apstrādes tiesiskie pamati
5.1. Sabiedrība apstrādā personas datus atbilstoši personas datu apstrādes mērķim un ar šādu tiesisko pamatu:
5.1.1. līguma izpilde;
5.1.2. normatīvajos aktos noteiktu juridisko pienākumu izpilde;
5.1.3. datu subjekta sniegta piekrišana;
5.1.4. Sabiedrības vai trešo personu leģitīmo interešu ievērošana, izņemot gadījumus, kad pār šādām interesēm prevalē datu subjekta intereses, pamattiesības un pamatbrīvības.
5.2. Gadījumos, kad personas datu sniegšana ir nepieciešama līguma noslēgšanai vai izpildei vai normatīvajos aktos noteikta pienākuma izpildei, datu nesniegšanas gadījumā Sabiedrība var nespēt noslēgt vai izpildīt līgumu, sniegt pakalpojumu vai izpildīt normatīvajos aktos noteiktos pienākumus.
6. Personas datu saņēmēji
6.1. Iespējamās personas datu saņēmēju kategorijas ir:
6.1.1. Latvijas Republikas valsts un pašvaldību institūcijas, piemēram, Valsts ieņēmumu dienests, policija, tiesu izpildītāji, notāri, Valsts meža dienests un zemesgrāmatu nodaļas, kā arī Eiropas Savienības vai citas ārvalstu institūcijas normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos un apjomā. Sabiedrība nenodod personas datus ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas valstīm, izņemot gadījumus, kad šāda nodošana notiek saskaņā ar Regulas prasībām, piemērojot atbilstošus aizsardzības pasākumus;
6.1.2. fiziskās un juridiskās personas, kurām personas dati tiek nodoti, pamatojoties uz ar Sabiedrību noslēgtu līgumu vai datu subjekta sniegtu piekrišanu, piemēram, pakalpojumu sniedzēji. Šādos gadījumos personas datu apstrādes prasības, nosacījumus un ierobežojumus nosaka Sabiedrības un attiecīgās personas noslēgtais līgums;
6.1.3. fiziskās un juridiskās personas, ja personas datu apstrāde ir nepieciešama šo trešo personu leģitīmo interešu ievērošanai vai uzdevuma izpildei, ko attiecīgās personas veic sabiedrības interesēs;
6.1.4. noteiktos gadījumos jebkura persona, ja informācija ar datu subjekta piekrišanu tiek publicēta internetā.
7. Datu glabāšanas ilgums
7.1. Sabiedrība apstrādā personas datus tikai tik ilgi, cik tas ir nepieciešams attiecīgā personas datu apstrādes nolūka sasniegšanai. Personas datu glabāšanas termiņš tiek noteikts, ievērojot piemērojamo normatīvo aktu prasības, tostarp Arhīvu likuma noteikumus, vai izvērtējot konkrēto datu apstrādes nolūku un datu glabāšanas nepieciešamību.
7.2. Sabiedrība glabā un apstrādā datu subjekta personas datus, kamēr pastāv vismaz viens no šādiem kritērijiem:
7.2.1. ir spēkā starp Sabiedrību un datu subjektu noslēgtais līgums;
7.2.2. ir spēkā datu subjekta piekrišana attiecīgajai personas datu apstrādei;
7.2.3. Sabiedrībai vai datu subjektam ir nepieciešams īstenot savas leģitīmās intereses, piemēram, iesniegt iebildumus, celt prasību tiesā vai aizstāvēties pret prasību;
7.2.4. Sabiedrībai pastāv juridisks pienākums glabāt attiecīgos personas datus.
7.3. Pēc tam, kad vairs nepastāv neviens no 7.2. apakšpunktā minētajiem kritērijiem, datu subjekta personas dati tiek dzēsti.
8. Datu apstrādes aizsardzība un drošība
8.1. Datu aizsardzībai Sabiedrība izmanto dažādus tehniskus un organizatoriskus drošības pasākumus. Tie tiek uzglabāti droši, un pieejami tikai Sabiedrības autorizētiem darbiniekiem.
8.2. Sabiedrība, apstrādājot personas datus, ievēro konfidencialitātes prasības un bez tiesiska pamata neizpauž trešajām personām jebkādu personu datus saturošu informāciju.
9. Datu subjekta tiesības
9.1. Ikvienam datu subjektam ir tiesības iegūt informāciju par savu personas datu apstrādi un iepazīties ar saviem personas datiem, kā arī saņemt to datu kopiju, kas atrodas Sabiedrības informācijas apritē, izņemot gadījumus, kad normatīvie akti liedz to izpaust.
9.2. Datu subjektiem ir tiesības dzēst, labot savus personas datus, kā arī ierobežot un iebilst pret savu personas datu apstrādi.
9.3. Tiesības dzēst personas datus nav spēkā, ja personas dati, kuru dzēšana tiek pieprasīta, tiek apstrādāti, arī pamatojoties uz cita tiesiska pamata, piemēram, līgumu vai no attiecīgiem normatīvajiem aktiem izrietošajiem pienākumiem.
9.4. Datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā, ja datu subjekts uzskata, ka Sabiedrība apstrādā viņa personas datus neatbilstoši normatīvo aktu prasībām.
10. Piekrišanas atsaukšana
10.1. Datu subjektiem jebkurā brīdī ir tiesības atsaukt sniegto piekrišanu personas datu apstrādei, par to nosūtot rakstisku paziņojumu uz elektroniskā pasta adresi [email protected].
10.2. Piekrišanas atsaukšana neietekmē personas datu apstrādes likumību, kas veikta pirms piekrišanas atsaukšanas. Ja personas dati tiek apstrādāti, pamatojoties uz citu tiesisko pamatu, piemēram, līguma izpildi, juridiska pienākuma izpildi vai Sabiedrības leģitīmajām interesēm, Sabiedrība turpina attiecīgo personas datu apstrādi normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un termiņā.
11. Datu apstrāde, veicot videonovērošanu
11.1. Sabiedrība var veikt videonovērošanu sev piederošajos vai sev atsevišķā lietošanā nodotajos nekustamajos īpašumos. Audioieraksti netiek veikti.
11.2. 11.1. minētajos objektos, kuros tiek veikta videonovērošana, Sabiedrība ir izvietojusi informatīvas zīmes par videonovērošanas veikšanu atbilstoši Regulas prasībām. Videonovērošanas kameras ir izvietotas tā, lai to novērošanas laukums būtu tik liels, cik ir nepieciešams konkrētās videonovērošanas mērķim.
11.3. Sabiedrība veic videonovērošanu šādiem mērķiem:
11.3.1. lai novērstu Sabiedrības drošības apdraudējuma riska iestāšanos;
11.3.2. lai novērstu vai atklātu noziedzīgus nodarījumus saistībā ar īpašuma aizsardzību un nodrošinātu drošības un drošuma prasību ievērošanu (novērstu zādzības un vandālismu; nodrošinātu darbinieku un apmeklētāju drošību; izmeklētu incidentus; nodrošinātu kontrolētu piekļuvi teritorijai);
11.3.3. lai nodrošinātu tiesisko interešu aizsardzību.
11.4. Veicot videonovērošanu, tiek apstrādātas šādas personas datu kategorijas: personas attēls (izskats, uzvedība), personas attēla ieraksta vieta (telpa, kameras atrašanās vieta), personas attēla ieraksta laiks (datums, laiks, ieraksta sākums un beigas). Veicot videonovērošanu, tiek apstrādāti dati par visām personām, kas nokļūst videonovērošanas kameru uztveršanas zonā (piemēram, apmeklētāji, darbinieki, sadarbības partneri u.tml.).
11.5. Videonovērošanas rezultātā iegūtie personu dati var tikt nodoti:
11.5.1. tiesību aktos noteiktos gadījumos pieprasījumu izpildei kompetentām valsts institūcijām – tiesai, izmeklēšanas iestādēm, prokuratūrai, operatīvās darbības subjektiem un citām tiesību aktos norādītajām personām, kurām ir tiesības šādu informāciju pieprasīt un saņemt;
11.5.2. tiesību aktos noteiktos gadījumos Sabiedrības likumīgo (leģitīmo) interešu aizsardzībai valsts/tiesībaizsardzības iestādēm, izmeklēšanas iestādēm, tiesām;
11.5.3. Sabiedrības autorizētajiem darbiniekiem vai pakalpojumu sniedzējiem, kuru amata pienākumos ietilpst videonovērošanas nodrošināšana.
11.6. Videonovērošanas rezultātā iegūtie ieraksti tiek glabāti līdz 14 (četrpadsmit) dienām. Pēc glabāšanas termiņa iestāšanās videoieraksti tiek dzēsti. Iepriekš noteiktais termiņš var tikt pagarināts konkrētos izņēmuma gadījumos, ja ieraksta saglabāšana ir nepieciešama likumīga nolūka sasniegšanai, piemēram, ierakstā ir redzams pārkāpums vai iespējams pārkāpums un ieraksts ir nepieciešams situācijas atrisināšanai, izmeklēšanas pabeigšanai, interešu aizsardzībai, vēršoties tiesā vai tiesībaizsardzības iestādēs.
11.7. Datu subjektiem ir tiesības pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem un to dzēšanu, taču Sabiedrībai ir tiesības neizsniegt videonovērošanas datus, ja tā negūst pietiekami pamatotu pārliecību par videonovērošanas datu pieprasīšanas pamatotību un personas atpazīstamību videomateriālā.